พลิกโฉมการทำงานร่วมกัน: บทสัมภาษณ์กับฟิล ไซมอน
ตั้งแต่ COVID-19 แพร่หลายไปทั่วโลก การทำงานจากที่บ้านได้กลายเป็นเรื่องปกติแบบใหม่
สำหรับบริษัทเสมือนจริงอย่างเรา การเปลี่ยนแปลงที่ง่าย มีข้อแตกต่างเพียงสองประการ: (1) กิจกรรมการพูดต่อหน้าของฉันทั้งหมดเป็นแบบเสมือนจริง และ (2) พวกเราที่มีเด็กวัยเรียนมักจะทำงานร่วมกับพวกเขาในขณะนี้
แต่เนื่องจากบริษัทส่วนใหญ่ได้นำสภาพแวดล้อมการทำงานเสมือนบางส่วนมาใช้อย่างน้อยในระยะสั้นและระยะยาว มีคำถามตามมาว่า อะไรคือวิธีที่ดีที่สุดในการสื่อสารและทำงานร่วมกัน
เพื่อหาคำตอบ ฉันได้แตะอัจฉริยะอย่างเหลือเชื่อ ฟิล ไซมอน กูรูการทำงานร่วมกันและผู้แต่งหนังสือเล่มใหม่ , พลิกโฉมการทำงานร่วมกัน: Slack, Microsoft Teams, Zoom และโลกแห่งการทำงานหลังโควิด-19.
มาดำดิ่งกับผมกันเถอะ 06 – สัมภาษณ์คำถามกับฟิลเรื่องการทำงานร่วมกัน
แน่นอนว่าการแพร่ระบาดได้ทำให้ Work from home และการทำงานร่วมกันเสมือนเป็นข้อกำหนด แต่แนวโน้มเหล่านี้กำลังดำเนินการอยู่ใช่มั้ย
ใช่. โควิด-19 แนวโน้มเร่งรัดที่มีอยู่แล้ว ผู้คนหลายสิบล้านคนใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบร่วมสมัยและทำงานได้ดีจากระยะไกลก่อนใครก็ตามที่เคยได้ยินคำว่า coronavirus
แล้วกลุ่มประชากรตามรุ่นล่ะ ? คนรุ่นบางรุ่นชอบปฏิสัมพันธ์แบบอะซิงโครนัสกับแบบซิงโครนัสกับเพื่อนร่วมงานหรือไม่
แน่นอน ขนาดเดียวอาจไม่พอดีทั้งหมด Mary Donohue ให้รายละเอียดความแตกต่างเหล่านี้ในหนังสือเล่มใหม่ของเธอ ข้อความที่ได้รับ: 7 ขั้นตอนในการทำลายการสื่อสาร อุปสรรคในที่ทำงาน.
ฉันพูดถึงหัวข้อนั้นในบทที่ 2 ของหนังสือของฉัน
TL;DR: บางคนคุ้นเคยกับการซิงโครนัสแบบตัวต่อตัวมากกว่า การสื่อสารมากกว่าคนอื่นๆ บางคนคุ้นเคยกับคู่หูแบบอะซิงโครนัสมากกว่า
อันที่จริง ทั้งคู่มีตัวตนอยู่เสมอ—และจะเป็นเช่นนั้นตลอดไป เคล็ดลับคือการตระหนักว่าแต่ละอย่างมีความเหมาะสมเมื่อใด คุณไม่ต้องการดำเนินการตรวจสอบประสิทธิภาพผ่าน Slack DM หรือการประชุม Zoom
เมื่อเกิดโรคระบาด (หวังว่า ) แล้วเราจะหยุดทำอะไรเกี่ยวกับการทำงานร่วมกันทางออนไลน์
บางสิ่ง ตามหลักการแล้ว เราจะเลิกพึ่งพาอีเมลสำหรับการสื่อสารภายในและ “การทำงานร่วมกัน” ผู้คนมักคิดว่าการสื่อสารด้วยข้อความทั้งหมดเท่าเทียมกัน พวกเขาผิด สื่อมีความสำคัญจริงๆ
ประการที่สอง เราจะเลิกใช้ความคิดที่ว่างานทั้งหมดต้องเกิดขึ้นในสำนักงาน ตัวอย่างเช่น บางบริษัทกำลังพลิกโฉมสำนักงานแบบเดิมๆ ศูนย์ความร่วมมือ แทนพวกเขา เช่นเดียวกับการดูแลสุขภาพและการศึกษาระดับอุดมศึกษา อนาคตของการทำงานเป็นแบบผสมอย่างแน่นอน
สิ่งที่สำคัญกว่านั้นคือเครื่องมือ องค์กรของคุณใช้ หรือนโยบาย/ขั้นตอนวิธีการที่องค์กรของคุณใช้?
ทั้งสองอย่าง เป็นความสัมพันธ์แบบพึ่งพาอาศัยกัน เป็นเรื่องโง่ที่จะคิดว่าคุณสามารถแยกมันออกจากกัน
ฉันสามารถจินตนาการถึงกระบวนการทางธุรกิจที่ซับซ้อนที่สุดเท่าที่เคยมีมา หากไม่มีเทคโนโลยีและ/หรือพนักงานไม่ใช้เครื่องมือ แสดงว่าคุณอาจปฏิบัติตามกระบวนการทางธุรกิจที่ล้าสมัยเช่นกัน ขณะที่ฉันเขียนหนังสือเล่มนี้ เทคโนโลยีการทำงานร่วมกันแบบใหม่ช่วยให้กระบวนการทางธุรกิจมีประสิทธิภาพและเรียบง่ายมากขึ้น แต่ถ้าเรายอมรับเครื่องมือใหม่ ๆ
องค์กรส่วนใหญ่มีเครื่องมือในการทำงานร่วมกันมากเกินไปหรือน้อยเกินไป
ขึ้นอยู่กับ มิโอะพบว่า 70 เปอร์เซ็นต์ของธุรกิจใช้แอพส่งข้อความอย่างน้อยสองแอพ Slack และ Microsoft Teams อยู่ใน สองในสามขององค์กรที่ทำการสำรวจ . ฉันเป็นแฟนของการเลือกเลนและติดอยู่ในนั้น การใช้ฮับการทำงานร่วมกันภายในมากกว่าหนึ่งแห่งจะแบ่งแยกความรู้ 91 เปอร์เซ็นต์ของธุรกิจใช้แอพส่งข้อความอย่างน้อยสองแอพ
ในทางกลับกัน บางบริษัทปฏิเสธที่จะยอมรับ Slack, Zoom, Teams หรือฮับการทำงานร่วมกันภายในอื่นๆ เป็นผลให้พวกเขาไม่มีหางเสือ พวกเขาเข้าใจผิดคิดว่าอีเมลเพียงพอสำหรับการสื่อสารภายในทั้งๆ ที่มันไม่เป็นเช่นนั้น
เมื่อต้องการใช้เครื่องมืออะไร องค์กรควรถามคำถามหรือไม่
ในหนังสือและสำหรับลูกค้าของฉัน ฉันเริ่มต้นด้วยสิ่งต่อไปนี้:
- แอปพลิเคชันซอฟต์แวร์นี้พยายามแก้ปัญหาทางธุรกิจอะไร
แอปพลิเคชั่นซอฟต์แวร์นี้ไม่แก้ปัญหาทางธุรกิจอะไร
บริษัทของเราใช้เครื่องมือที่คล้ายกันซึ่งแก้ไขปัญหาเดียวกันอยู่แล้วหรือไม่
ถ้าใช่ แสดงว่าเครื่องมือใหม่ดีกว่าหรือถูกกว่า หน้าที่?
แอปหรือฟีเจอร์นี้ทำให้ชีวิตพนักงานง่ายขึ้นไหม
คุณพูดถึงหนังสือที่โดดเด่นของคุณเกี่ยวกับ “ทิ้งอีเมลภายในให้ดี” เป็นไปได้ไหม? ยังไง? องค์กรส่วนใหญ่ไม่กลัวที่จะสูญเสียลักษณะการเก็บถาวรของอีเมลใช่หรือไม่
ใช่ ฉันค้นคว้าสิ่งนี้ใน 1024 เมื่อเขียน ไม่ได้รับข้อความ: เหตุใดการสื่อสารทางธุรกิจจึงใช้งานไม่ได้และจะแก้ไขได้อย่างไร . บางบริษัทได้แม้กระทั่ง ห้ามใช้อีเมลภายใน
.
ให้ฉันไปที่คำถามที่สองของคุณ แน่นอนว่าบางคนกลัวที่จะทิ้งอีเมลไว้ข้างหลัง ผู้คนมักเกลียดการเปลี่ยนแปลง โดยเฉพาะในที่ทำงาน
ความสำเร็จของ Teams, Slack, Zoom และเทคโนโลยีการทำงานร่วมกันอื่นๆ บ่งชี้ว่าองค์กรสามารถอยู่รอดและเติบโตได้โดยไม่ต้องมีใครกด “ตอบกลับทั้งหมด” มีเหตุผลที่ Microsoft อนุญาตให้แผนกไอที
ลบปุ่มที่น่ากลัวออกจาก Outlook .
คุณยังแนะนำ “ศูนย์กลางการสื่อสารภายใน” มันคืออะไร และมันมาแทนที่อะไร
อ่า ตอนนี้เรากำลังพูดถึง
ในหนังสือ ฉันนิยามว่าเป็นภายใน ศูนย์กลางการทำงานร่วมกันดังนี้:
แอปพลิเคชั่นซอฟต์แวร์ใช้งานทั่วไปที่ออกแบบมาเพื่อส่งเสริม การสื่อสารและความร่วมมือที่มีประสิทธิภาพ ตามหลักการแล้ว การสนทนาในองค์กร การตัดสินใจ เอกสาร และความรู้เกี่ยวกับสถาบันทั้งหมดมีอยู่ในฮับ ที่สำคัญ ฮับเชื่อมต่อกับซี่ล้อต่างๆ พวกเขาเปิดใช้งานระบบอัตโนมัติโดยไม่จำเป็นต้องมีทักษะทางเทคนิคเพียงเล็กน้อย ตัวอย่างของฮับยอดนิยมในปัจจุบัน ได้แก่ Slack, Microsoft Teams และ Zoom.
หลายคนคิดว่า Slack และ Microsoft Teams เป็น Email 2.0 และ Zoom เป็นเครื่องมือการประชุมทางวิดีโอ เท่ากับบอกว่าฉันใช้ iPhone ได้เพียงโทรออกเท่านั้น ใช่ ฮับการทำงานร่วมกันภายในจะเข้ามาแทนที่อีเมล—แต่สามารถทำได้มากกว่านั้น เมื่อคุณเชื่อมต่อกับแอพและระบบของบริษัทอื่น คุณสามารถเปลี่ยนวิธีการทำงานของคุณโดยพื้นฐาน—ให้ดีขึ้น นั่นเป็นแนวคิดใหญ่ที่เป็นศูนย์กลางของ
การคิดใหม่ของการร่วมมือกัน .
ดูเหมือนว่าใน “ซูมทั้งหมดตลอดเวลา ” โลกนี้ไม่มีโอกาสที่จะมีการสนทนาที่เป็นเพียงแค่เสียงโดยไม่ต้องมีกล้องกับคุณ นั่นเป็นผลบวกสุทธิหรือผลลบสุทธิ
ฉันได้ค้นคว้าเกี่ยวกับเรื่องนี้สำหรับหนังสือเล่มก่อนของฉันแล้ว ซูมเพื่อ หุ่น. เรื่องสั้นโดยย่อ: เราไม่ได้ตั้งใจจะจ้องหน้าจอของเราถึงขนาดนี้ ความเหนื่อยล้าจากการซูมเป็นเรื่องจริง ฉันไม่ใช่นักประสาทวิทยา แต่ฉันรู้สิ่งนี้: เป็นการโง่ที่จะถือเอาการสื่อสารแบบตัวต่อตัวกับการประชุมทางวิดีโอ
ความสามารถในการพูดคุยกับใครบางคนโดยไม่ใช้วิดีโออาจเป็นประโยชน์ แต่คุณยัง ต้องจำสิ่งที่หายไป ไม่, 93 เปอร์เซ็นต์ของการสื่อสารไม่ใช่คำพูด