EmailGoogleinternal comms

7 เคล็ดลับในการใช้แพลตฟอร์มโซเชียลเพื่อปรับปรุงการสื่อสารภายในของคุณ

โพสต์นี้เดิมปรากฏบน Social Media Week.

การสื่อสารภายในบริษัทของคุณเป็นอย่างไร? ฉันไม่ได้แค่พูดถึงอีเมลฮูราห์รายเดือนจากซีอีโอของคุณหรือความสามารถของฝ่ายทรัพยากรบุคคลเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจนโยบายการพักร้อนของคุณ คิดถึงการกลับไปกลับมาทั้งหมดที่เกิดขึ้นระหว่างแผนก ผู้จัดการและพนักงาน เพื่อนร่วมงานและเพื่อน การตั้งค่าการสื่อสารภายในให้ประสบความสำเร็จนั้นยากเสมอเมื่อองค์กรเติบโต

ในการเริ่มต้น การสื่อสารสามารถทำได้ง่าย คุณทั้งห้าคนนั่งอยู่ในห้องเดียวกันและใช้เวลาร่วมกันมากเกินไป คุณอาจส่งอีเมลถึงสิ่งที่ไม่สำคัญ แต่ส่วนใหญ่คุณจะพูดคุยแบบเห็นหน้ากันและส่งข้อความหากันที่หมายเลขส่วนตัวของคุณเป็นเวลาห้าชั่วโมงต่อวันว่าคุณไม่ได้อยู่ห้องเดียวกัน ในขณะที่บริษัทของคุณพัฒนาขึ้น คุณยังคงใช้เวลามากมายร่วมกัน แต่คุณสามารถจัดกลุ่มข้อความ ใช้รายชื่ออีเมลที่ยาวขึ้น และพูดคุยในระบบข้อความโต้ตอบแบบทันที เช่น Slack หรือ Gchat คุณอาจนำเพื่อนร่วมทีมที่อยู่ห่างไกลออกไปได้ครึ่งทางทั่วโลก แต่ด้วยคนเพียงไม่กี่คน วิธีการสนทนาแบบเดิมๆ ก็ใช้ได้

ความท้าทายที่แท้จริงกับการสื่อสารภายในเริ่มต้นขึ้นเมื่อคุณขยายขนาดและไม่ถือว่าเป็นการเริ่มต้นอีกต่อไป

เมื่อคุณเริ่มสร้างแต่ละทีมโดยมีผู้จัดการและรายงานโดยตรง และขยายไปยังหลายรัฐและหลายประเทศ คุณต้องพิจารณาอย่างจริงจังว่าข้อมูลเดินทางอย่างไรภายในบริษัทของคุณ คุณใช้กระบวนการเก่าจนแตกและคุณถูกบังคับให้ค้นหาวิธีแก้ไขใหม่

ปัญหากับหลายแพลตฟอร์ม

  • เนื่องจากพวกเราหลายคนรู้สึกหนักใจกับอีเมล ผลข้างเคียงที่โชคร้ายของการเติบโตจึงเกิดขึ้นเมื่อทีมค้นหาโซลูชันของตนเอง ซึ่งส่งผลให้บริษัทที่แยกตัวออกจากการทำงานร่วมกันอย่างไร้ประสิทธิภาพ

    คุณจำการสนทนาจากสัปดาห์ที่แล้วได้ แต่ไม่พบบันทึก มันอยู่ในอีเมลของคุณหรือไม่ แอพส่งข้อความด่วน? หรืออยู่ในแพลตฟอร์มการจัดการโครงการ? มันอาจจะอยู่ในข้อความของคุณจริงๆ? คุณพยายามเก็บการสนทนาบางอย่างไว้ภายในบางแพลตฟอร์ม แต่กระบวนการก็ไม่ค่อยจะราบรื่นนัก

    ฉันเคยทำงานให้กับบริษัทที่มีแพลตฟอร์มการจัดการโครงการที่รองรับการสนทนาที่เกี่ยวข้อง เราใช้ Google Suite ดังนั้นเราจึงมีแฮงเอาท์และ Gmail รวมถึงความคิดเห็นที่ค้างอยู่ใน Google เอกสารและชีต ผู้บริหารเริ่มใช้ Google+ ทั่วทั้งบริษัทสำหรับการสื่อสารอย่างเป็นทางการและไม่เป็นทางการในระดับองค์กรและสำหรับการแชทข้ามแผนก จากนั้น ในฐานะแผนก เราเริ่มใช้ Yammer สำหรับการสนทนาภายในแต่ละทีม

    ฉันถูกทำให้หมดแรง ฉันไม่มีเวลาและพลังงานในการเยี่ยมชมทุกแพลตฟอร์มเพื่อมีส่วนร่วมในการอภิปราย ฉันตรวจสอบจำนวนเงินขั้นต่ำสุดเพื่อให้แน่ใจว่าฉันไม่ได้พลาดข้อมูลเกี่ยวกับกลุ่มบริษัทหรือการเปลี่ยนแปลงในคู่มือองค์กร และนั่นคือทั้งหมด บางครั้งฉันลืมเช็คอินและพลาดรายละเอียด เพียงเพราะมันมากเกินไปที่จะจำสิ่งที่โพสต์ไว้ที่ไหนและทำไม

    แล้วทางออกคืออะไร? ฉันจะไม่ให้รายชื่อแพลตฟอร์มการส่งข้อความและการสื่อสารของบริษัทที่ดีที่สุดแก่คุณ คนอื่นๆ มากมายได้รวบรวมรายชื่อเหล่านั้นไว้ก่อนหน้าฉัน ฉันจะช่วยคุณค้นหาว่าคุณต้องการพูดถึงการสื่อสารในบริษัทของคุณว่าอะไร

    1. ทำสิ่งที่ดีที่สุดให้กับบริษัทของคุณ

    ตัวเลือกอันดับต้นๆ ของ “แพลตฟอร์มการสื่อสารที่ดีที่สุด 10 สำหรับ 10 นั้นไม่จำเป็น เหมาะสำหรับบริษัทของคุณ

    หากคุณไม่ได้ใช้ Gmail หรือแพลตฟอร์มอีเมลที่คล้ายคลึงกันกับระบบส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที คุณอาจจัดลำดับความสำคัญของฟังก์ชันดังกล่าวเพื่อกันพนักงานออกจากเครือข่ายอื่นๆ เช่น Facebook

    หากพนักงานทั้งหมดของคุณสื่อสารกันบนแพลตฟอร์มการจัดการโครงการของคุณ คุณอาจต้องการยึดติดกับสิ่งนั้น ฉันทำงานให้กับบริษัทที่มีเพียงทีมเสมือนจริงและผู้รับเหมาระยะไกล ดังนั้นเราจึงใช้ Basecamp สำหรับทุกอย่างและไม่เคยแตะต้องอีเมลเลย

    2. ให้โอกาสกับแพลตฟอร์มอย่างตรงไปตรงมา

    หากพนักงานไม่นำแพลตฟอร์มใหม่มาใช้ในทันที ให้เวลากับมัน

    ฉันเคยสงสัยเกี่ยวกับ Google+ ว่าเป็นแพลตฟอร์มการสื่อสาร และฉันก็เคยวิพากษ์วิจารณ์เรื่องนี้มาหลายปีแล้ว แต่เมื่อฉันได้เรียนรู้รายละเอียดลึกๆ และฝ่ายบริหารยังคงสนับสนุนต่อไป ฉันก็อุ่นเครื่องเพื่อการสื่อสารภายใน

    จำไว้ว่าผู้คนมักจะไม่เปลี่ยนแพลตฟอร์มบ่อยๆ การเปลี่ยนจากเครื่องมือหนึ่งไปยังอีกเครื่องมือหนึ่งจะทำให้พนักงานมีเหตุผลมากขึ้นในการทำสิ่งต่างๆ ของตนเอง

    3. น้อยมาก

  • พยายามหาแพลตฟอร์มที่จะรองรับฟังก์ชันต่างๆ ได้มากที่สุด: การจัดการโครงการ การอัปเดตแผนก การอัปเดตทั่วทั้งบริษัท การสนทนาเกี่ยวกับเครื่องทำน้ำเย็น ฯลฯ คุณไม่จำเป็นต้องมีเสียงระฆังและนกหวีด และคุณไม่จำเป็นต้องมีแพลตฟอร์มแยกต่างหาก สำหรับการสื่อสารทุกประเภท ยิ่งกระบวนการง่ายเท่าไรก็ยิ่งมีส่วนร่วมและมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น

    4. อย่าบังคับการสนทนาแบบสบายๆ

    ในบันทึกที่เกี่ยวข้อง อย่าบังคับการสนทนาแบบ “ไม่เป็นทางการ” ทันที เมื่อผู้คนเริ่มอุ่นเครื่องกับเครื่องมือสื่อสารภายในใหม่ พวกเขาจะปรับตัวเข้ากับกิจวัตรที่เป็นธรรมชาติกับแพลตฟอร์มและกันและกัน ผลลัพธ์จะดีกว่าถ้าคุณพยายามบังคับการสนทนาส่วนตัว

    5. รับซื้อจากผู้บริหาร

  • หากคุณเป็น CEO ตรวจสอบให้แน่ใจว่า VPs ที่ไม่ทำงานใช้แพลตฟอร์ม หากคุณอยู่ในฝ่ายทรัพยากรบุคคล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าชุด C อยู่บนเครื่อง ผู้บริหารระดับสูงจำเป็นต้องผลักดันแนวคิดของแพลตฟอร์มเป็นวิธีการสื่อสารระดับพื้นดิน มิฉะนั้นระดับพื้นดินอาจจะไม่นำมาใช้ ด้วยการจัดการบายอิน แพลตฟอร์มนี้จึงมีแนวโน้มที่จะเริ่มต้นขึ้นมาก

    6. อย่าทำซ้ำตัวเอง

    หากคุณใช้แพลตฟอร์มใหม่เพื่อผลักดันกิจกรรมของบริษัทครั้งต่อไป แล้วส่งอีเมลถึงทุกคนเพื่อเตือนให้ตรวจสอบการอัปเดตใหม่ (หรือแย่กว่านั้น – ทำซ้ำข้อมูลเดิมในอีเมล “เพียงเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนเห็น”) คุณก็สามารถทำได้เช่นกัน เพิ่งส่งอีเมลถึงทุกคนและประหยัดเวลาในการโพสต์ไว้ที่อื่น

    ในขณะที่คุณสามารถและควรส่งอีเมลเตือนความจำในระหว่างขั้นตอนการรับเลี้ยงบุตรบุญธรรม อย่าพึ่งอีเมลอย่างต่อเนื่อง มิฉะนั้น คุณจะบ่อนทำลายความพยายามของแพลตฟอร์มการสื่อสารใหม่ใดๆ

    7. กำหนดขอบเขตสำหรับอีเมล

  • เพียงเพราะคุณมีแพลตฟอร์มการสื่อสารภายใน ไม่ได้หมายความว่าพนักงานต้องหยุดใช้อีเมลทั้งหมด ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการใช้ Slack สำหรับ

    เปอร์เซ็นต์ของการอัปเดตและการสนทนา แต่ให้อีเมลเป็นช่องทางที่ต้องการสำหรับการอัปเดตของ CEO หรือรายงานประจำสัปดาห์จากผู้จัดการ เพียงแค่ตั้งแบบอย่างและยึดติดกับมัน

  • 2017 หน้าแรก

  • Back to top button